Subtotales

Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo

Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal.

El comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.

Al insertar subtotales:

·         Subtotales     se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la función SUBTOTALES. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.

Totales generales     se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si se usa la función de resumen Promedio, la fila de total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista, y no el promedio de los valores de las filas de subtotales

Practicas BuscarV y BuscarH

La función BUSCARV

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
   =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
   =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

La función BUSCARH 

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
• Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
• Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.





Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.

Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:





Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

formatos

Tabla Periodica

Excel Semana 2

1Indica las fichas de la ventana formato de celdas.
R=Números, Alineación, Fuente, Bordes, Relleno y Proteger

2 ¿Qué es un autoformato?
R=Un conjunto de opciones de formato que puede ser aplicada toda de una sola vez.

3 ¿Desde qué pestaña puedes aplicar un autoformato?
R=Pestaña Inicio/Dar formato como tabla

4 ¿Cómo aplicas borde a un rango de celdas?
R=Ctrl+1 / Pestaña Bordes

5 ¿Cuál es la utilidad del botón combinar y centrar?
R=Unir dos o más celdas y centrar el texto que se encuentre en la celda

6 ¿Cómo se modifica la orientación de un texto en las celdas?
R=Ctrl+1/ Pestaña Alineación / Opción orientación

7 ¿Cómo se copia el formato de una celda a otra?
R=Pestaña Inicio/Icono copiar formato

8 ¿Qué es un formato condicional y como se aplica?
R=Resalta celdas y enfatiza valores basados en criterios Pestaña Inicio/Formato condicional

9 ¿Qué es una función?
R=Es una formula predefinida que opera con uno o más valores

10 ¿Cuáles son las partes de una función?
R=signo igual, nombre de la función, argumentos

11 ¿Cuál es la utilidad del asistente para funciones?
R=Guiar paso a paso al usuario para facilitar el trabajo con funciones

12  ¿Cuál es la combinación de teclas para sacar la ventana de Insertar función?
R=Shift + F 3

13 ¿Qué es una validación de datos?
R=Evita la entrada de datos no validos en una celda

14 ¿Qué es consolidar datos?
R=Combina valores de varios rangos en un nuevo rango

15 ¿Qué es un autofiltro?
R=Filtra y busca cualquier tipo de datos

16 ¿Cuáles son las teclas para activar el filtro?
R=CTRL + Mayus + L

17 ¿Qué función tiene la tecla F2?
R=Activa la celda

18 ¿Cómo se organizan datos?
R=En forma Ascendente y Descendente

19 ¿Para qué te sirve trabajar en WordArt?
R=Para insertar texto decorativo en el documento

20 ¿A qué hace referencia copiar formato?
R=Copia el formato de un sitio y lo aplica en otro

Excel semana 1

1 ¿Qué es Excel?
R=Es un programa de Microsoft Office que trabaja en hojas de cálculo

2 ¿Cómo guardo y abro un archivo?
R=CTRL + G y CTRL + A

3 ¿Cuáles son los tipos de datos?
R=Absolutos y relativos

4 ¿Para qué sirve la opción de Autosuma?
R=Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas seleccionadas.

5 ¿Qué es una hoja de cálculo?
R=Es una hoja electrónica que trabaja con una gran cantidad de números y realiza cálculos matematicos

6 ¿Cuantas filas y columnas tiene una hoja de cálculo?
R=16,384 columnas y 1,048,576 filas.

7 ¿Con que signo se inicia una fórmula?
R=signo =

8 ¿Qué es una celda y de que está formada una referencia de celda?
R=Es la intersección entre una fila y una columna en donde podemos capturar información en la hoja de cálculo

9 ¿Cómo se insertan y eliminan hojas y columnas?
R=Pestaña Inicio / Insertar / Insertar hoja y Pestaña Inicio / Eliminar / Eliminar hoja

10 ¿Cómo proteges un archivo?
R=Opción Archivo / Información / Proteger archivo

11  ¿Qué es un rango?
R=Es un conjunto de celdas seleccionadas

12 ¿Qué es una referencia absoluta y relativa?
R=Referencia absoluta: la formula no cambiará aunque se copie en otra celda, y la referencia no se ajustará automáticamente. Referencia relativa: la fórmula cambiará dependiendo de donde vamos a copiarla y la referencia se ajustará automáticamente.

13 ¿Qué es una fórmula?
R=Es aquella que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en una celda

14 Menciona las partes de una fórmula
R=Funciones, referencias, constantes, operadores

15  Menciona los cuatro tipos de operadores de cálculo
R=Suma, resta multiplicación y división

16 Selecciona el símbolo con su operador correspondiente
R= * Multiplicación

17 Observa y selecciona el que consideres correcto
R=  =1560 + a1

18 Observa  la siguiente prioridad de los operadores y selecciona la que consideres correcta
R=% Porcentaje, ^ Exponenciación , * Multiplicación, /división, +suma, -resta

19 ¿Excel puede trabajar con fórmulas y funciones?
R=si

20 ¿Qué es un formato?
R=Son características que se asignan a una celda como: Número, fuente, alineación

Excel Semana 5

1 ¿Para que te sirve trabajar con macros?
R=Para automatizar tareas repetitivas

2 ¿Cómo se crea una macro?
R=Pestaña Vista/ botón grabar macro

3 ¿Cómo modificas el nivel de seguridad para ejecutar una macro?
R=Pestaña Programador/seguridad de macros/configuración de macros

4 ¿Cuál es la combinación de teclas para ver macros?
R=ALT + F8

5 ¿ Cómo grabas una macro?
R=Pestaña Vista/ Macros/ Grabar macro

6 ¿Cómo eliminas una macro?
R=Pestaña Vista/ Macros/ Ver macros/ Eliminar

7 ¿Escriba la sintaxis de la función hipervínculo?
R==HIPERVINCULO(ubicación_del_vinculo; Nombre_descriptivo)

8 ¿Qué destinos puede tener un hipervínculo?
R=Archivo ó página web existente, lugar de este documento, Crear nuevo documento

9 ¿Cómo guardas un archivo como pagina web?
R=Clic en la Pestaña Archivo / Guardar como… En la ventana que aparece elegir la carpeta donde se va a guardar la página, escribir el nombre de la página y guardar como tipo Pagina Web.

10 Selecciona 5 métodos abreviados de Excel.
R=CTRL+ 1, CTRL + G, CTRL + C, CTRL + X, CTRL + A (Formato de celdas, Guardar, Copiar, Cortar, Abrir)

11 ¿Qué es un estilo de celda y como se aplica?
R=Aplica rápidamente un formato a una celda con los estilos predefinidos.Pestaña inicio / Estilos de celda

12 ¿Cuál es la ruta para dividir una ventana?
R=Pestaña Vista/Dividir

13 ¿Cómo se guarda un archivo con macros?
R=Pestaña Archivo/ guardar como / Libro Excel habilitado para macros

14 ¿Qué es una Auto forma?
R=Son objetos con formato simple

15 ¿Las Tablas de Excel que te permiten hacer?
R=Ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente

16 ¿En que pestaña se encuentra Tabla de Excel?
R=Pestaña Insertar / Tabla

17 ¿Cuál es la combinación de teclas para insertar una Tabla?
R=Alt/B/T

18 ¿Cuál es la otra combinación de teclas para insertar una Tabla?
R=Ctrl + T

19 ¿A que se refiere con dar formato a una Tabla de Excel?
R=Es dar formato rápidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido

20 ¿En qué ficha puedo agregarle formato a la Tabla de Excel?
R=En la pestaña de Inicio / Estilos / Dar formato como tabla

Ejercicio de tabla dinamica

Ejercicio de Macros

Excel Semana 4

1 ¿Cuál es la ruta para crear un grafico?
R=Seleccionar datos / Pestaña Insertar / Seleccionar el tipo de gráfico

2 ¿Cómo se cambia el formato de un grafico?
R=Seleccionar grafico/ Pestaña Diseño/Estilos de diseño

3 ¿Para qué se utilizan los gráficos de columnas?
R=Para comparar valores de categorías

4 ¿Para qué se te sirve utilizar un gráfico circular?
R=Para mostrar la contribución de cada valor al total

5 ¿En qué momento se utiliza un gráfico circular?
R=Cuando pueda agregar valores o cuando tenga únicamente series de datos y todos los valores sean positivos

6 ¿Para qué se utilizan los gráficos de barras?
R=Para comparar varios valores

7 ¿Para qué me sirve inmovilizar paneles?
R=Para mantener una parte de la hoja visible durante el desplazamiento por la hoja

8 ¿A qué se refiere inmovilizar fila superior?
R=Mantiene visible la fila superior a medida que se desplaza por el resto de la hoja de cálculo

9 ¿A qué se refiere inmovilizar primera columna?
R=Mantiene visible la primera columna a medida que se desplaza por el resto de la hoja de cálculo

10 Anote para qué sirve la función BuscarV y seleccione su sintaxis.
R=Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla, regresando el valor en la misma fila desde una columna especificada =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

11 ¿Cuál es la utilidad de la función BuscarH y seleccione su sintaxis?
R=Busca un valor en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada =BUSCARh(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado)

12 ¿Cómo se personaliza un filtro?
R=Pestaña Datos/ Filtro/Avanzadas

13 ¿Cuál es la utilidad de un formulario?
R=Permite escribir datos en una base de datos

14 ¿Para qué te sirve trabajar con la herramienta agrupar?
R=Agrupar: Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas

15 Selecciona la combinación de teclas  para agrupar
R=Mayusc + Alt + Flecha derecha

16  ¿Cuál es procedimiento para crear un gráfico dinámico?
R=Crear una base de datos/Pestaña Insertar / Tabla dinámica / Grafico dinámico/indicar donde se encuentran los datos y seleccionar donde se quiere ubicar

17 ¿Cómo cambias un gráfico de ubicación?
R=Herramientas de gráfico, diseño, mover gráfico, indicar nueva posición aceptar

18 ¿Cuál es el procedimiento para crear una tabla dinámica?
R=Crear una base de datos/Pestaña Insertar / Tabla dinámica/indicar donde se encuentran los datos y seleccionar donde se quiere ubicar

19 ¿Cómo creas subtotales?
R=Pestaña Datos/ Subtotales

20 ¿Para qué me sirve buscar objetivo?
R=Para saber el resultado de una fórmula, pero no del valor de entrada que necesita la fórmula para obtener dicho resultado

Ejercicio de tabla dinamica