Subtotales

Insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo

Puede calcular subtotales y totales generales en una lista de una columna de forma automática mediante en comando Subtotal.

El comando Subtotal aparecerá atenuado si está trabajando con una tabla de Microsoft Excel. Para agregar subtotales en una tabla, debe convertir primero la tabla a un rango normal de datos y, a continuación, agregar el subtotal. Tenga en cuenta que al hacerlo se quitará de los datos toda la funcionalidad de la tabla, excepto el formato de tabla.

Al insertar subtotales:

·         Subtotales     se calculan con una función de resumen, por ejemplo, Suma o Promedio, mediante la función SUBTOTALES. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.

Totales generales     se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si se usa la función de resumen Promedio, la fila de total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista, y no el promedio de los valores de las filas de subtotales

Practicas BuscarV y BuscarH

La función BUSCARV

Crear una tabla de búsqueda

Para poder utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical con los valores por debajo de cada columna. Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la “V” en su nombre) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos.

Por ejemplo, nuestro directorio telefónico debería estar organizado de la siguiente manera:

Otra condición que forzosamente debemos cumplir es que la primera columna de nuestros datos debe ser la columna llave, es decir, los valores de esa columna deben identificar de manera única a cada una de las filas de datos. En este ejemplo la columna Nombre servirá como la columna llave porque no hay dos personas que se llamen igual.

Algo que debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debes dejar al menos una fila en blanco por debajo y una columna en blanco a la derecha de la tabla donde se realizará la búsqueda. Una vez que la tabla de búsqueda está lista podemos utilizar la función BUSCARV.

Sintaxis de la función BUSCARV

La función BUSCARV tiene 4 argumentos:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. Excel no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): La tabla de búsqueda que contiene todos los datos donde se tratará de encontrar la coincidencia del Valor_buscado.
• Indicador_columnas (obligatorio): Una vez que la función BUSCARV encuentre una coincidencia del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento. El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener siendo la primera columna de la tabla la columna número 1.
• Ordenado (opcional): Este argumento debe ser un valor lógico, es decir, puede ser falso o verdadero. Con este argumento indicamos si la función BUSCARV realizará una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). En caso de que se omita este argumento o que especifiquemos una búsqueda aproximada se recomienda que la primera columna de la tabla de búsqueda esté ordenada de manera ascendente para obtener los mejores resultados.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para probar la función BUSCARV con nuestra tabla de búsqueda ejemplo que contiene información de números telefónicos seguimos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar.
2. En la celda E2 comienzo a introducir la función BUSCARV de la siguiente manera:
   =BUSCARV(
3. Hago clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:
   =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumentos debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna. Para el ejemplo será el rango de datos A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
   =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta del nombre.
   =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificar su valor para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

La función BUSCARH 

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
• Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
• Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.





Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.

Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:





Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.